Acil durum planı hazırlamak nispeten kolaydır. Zor olan, o planın gerçek bir olayda çalışıp çalışmayacağını bilmektir. Bunu öğrenmenin tek yolu tatbikattır. Ancak tatbikat da yanlış kurgulandığında, işletmeye yanlış bir güven duygusu verir: herkesin ne zaman ne yapacağını önceden bildiği, kimsenin şaşırmadığı bir tatbikat; sistemin çalıştığını değil, sadece herkesin senaryoyu ezberlediğini gösterir.
Tatbikatın amacını netleştirin
Her tatbikatın bir öğrenme hedefi olmalıdır. "Tatbikat yaptık" demek için yapılan bir uygulama, zaman kaybından ibarettir. Hedef şunlardan biri olabilir:
- Tahliye süresini ölçmek
- Alarm sisteminin tüm bölgelerde duyulup duyulmadığını tespit etmek
- Toplanma yerinde sayım sürecinin işleyip işlemediğini görmek
- Yangın ekibinin ilk müdahale süresini ölçmek
- Vardiya değişim saatinde acil durumun nasıl yönetildiğini test etmek
- Engelli veya yardıma muhtaç çalışanların tahliyesini denemek
Hedef net olduğunda, tatbikat sonunda "başarılı geçti" gibi belirsiz bir değerlendirme yerine, ölçülebilir bir sonuç elde edilir.
Senaryo seçimi
Senaryo, işletmenin gerçek risklerinden seçilmelidir. Kimyasal kullanmayan bir tesiste kimyasal döküntü senaryosu çalışmak; ilgi çekici olabilir ama öğretici değildir. Aşağıdaki sorular senaryo seçimine yardımcı olur:
- İşletmede en olası acil durum hangisidir?
- En kötü sonucu doğuracak senaryo hangisidir?
- Daha önce yaşanan ramak kala olaylar hangi senaryoya işaret ediyor?
- Geçen tatbikatta hangi nokta aksadı? Bu tatbikatta o nokta test edilebilir mi?
Senaryoyu zorlaştıran ayrıntılar eklemek de öğreticidir: ana kaçış yolunun kullanılamaz olduğunu varsaymak, acil durum ekibinden bir kişinin izinli olduğunu belirtmek, olayın gece vardiyasında yaşandığını kurgulamak gibi.
Haberli mi, habersiz mi
İkisinin de yeri vardır. İlk tatbikatlar haberli yapılmalıdır; amaç öğretmektir. Sistem oturduktan sonra habersiz tatbikatlara geçilir; amaç gerçek tepkiyi ölçmektir. Habersiz tatbikat mutlaka yönetim onayıyla ve güvenlik önlemleri alınarak yapılmalıdır. Kritik prosesler, tatbikat nedeniyle kontrolsüz durmamalıdır.
Gözlemci görevlendirmesi
Tatbikatın en değerli çıktısı, gözlemcilerin notlarıdır. Her gözlemcinin izleyeceği nokta ve kaydedeceği bilgi önceden belirlenmelidir:
- Kat/bölüm gözlemcisi: Alarm duyuldu mu, çalışanlar hemen hareket etti mi, eşya toplamak için gecikme oldu mu?
- Kaçış yolu gözlemcisi: Tıkanma oldu mu, kapılar açıldı mı, aydınlatma yeterli miydi?
- Toplanma yeri gözlemcisi: Sayım ne kadar sürdü, eksik çıkan oldu mu, kimse alandan ayrıldı mı?
- Ekip gözlemcisi: Ekip üyeleri görevlerini biliyor muydu, ekipmana ne kadar sürede ulaştılar?
Gözlemciler kronometreli çalışmalı ve müdahale etmemelidir. Gözlemcinin yönlendirme yapması, tatbikatın sonucunu bozar.
Ölçülecek göstergeler
- Alarmın verilmesinden ilk hareketin başlamasına kadar geçen süre
- Binanın tamamen boşalma süresi
- Toplanma yerinde sayımın tamamlanma süresi
- Eksik çıkan kişi sayısı ve nedeni
- Kullanılamayan veya tıkalı bulunan kaçış noktaları
- Alarmın duyulmadığı bölgeler
- Ekiplerin müdahale süresi
Bu göstergeler yazılı olarak kaydedildiğinde, bir sonraki tatbikatla karşılaştırma yapılabilir. Karşılaştırma yapılamıyorsa iyileşmenin ölçüsü de yoktur.
Tatbikat sonrası değerlendirme
Tatbikat biter bitmez, katılımcılar dağılmadan kısa bir değerlendirme toplantısı yapılmalıdır. Bu toplantıda suçlu aranmaz; ne olduğu konuşulur. Çalışanların "şurada tıkandık", "kapıyı açamadık", "nereye gideceğimizi bilmiyorduk" şeklindeki geri bildirimleri, en değerli veridir. İnsanlar eleştirileceğini düşünürse konuşmaz; bu nedenle toplantının tonu belirleyicidir.
Rapor ve takip
Tatbikat raporu; senaryoyu, katılımcı sayısını, ölçülen süreleri, tespit edilen aksaklıkları ve fotoğrafları içermelidir. Her aksaklık için bir sorumlu ve termin tarihi belirlenmelidir. Rapor, tatbikat dosyasına konulup unutulan bir belge olmamalı; bir sonraki tatbikatın başlangıç noktası olmalıdır.
Sık yapılan hatalar
- Tatbikatın her yıl aynı saatte ve aynı senaryoyla yapılması
- Üretimin durmaması için sadece ofis çalışanlarının katılması
- Toplanma yerinde sayım yapılmaması, sadece toplanılması
- Vardiyalı işletmelerde yalnızca gündüz vardiyasının tatbikata dahil edilmesi
- Alt işveren çalışanlarının ve ziyaretçilerin kapsam dışında bırakılması
- Tespit edilen aksaklıkların rapora yazılıp takip edilmemesi
Deprem senaryosunu ayrı düşünün
İzmir'de faaliyet gösteren işletmeler için deprem, ayrı bir hazırlık gerektirir. Yangın tatbikatındaki refleks "hemen dışarı çık" iken, depremde önce sarsıntı süresince korunmak, sonra kontrollü tahliye etmek gerekir. Ayrıca deprem hazırlığının en somut adımı tatbikat değil, önceden yapılan sabitlemelerdir: raflar, dolaplar, gaz tüpleri ve devrilebilecek makineler duvara sabitlenmemişse, tatbikat tek başına yeterli olmaz.
Yanardağ Akademi olarak acil durum planlarını hazırlıyor, ekipleri kuruyor ve tatbikatları gözlemci düzeniyle organize ediyoruz. İşletmenizin tatbikat planını konuşmak için bize ulaşabilirsiniz.